Bemiddelingsprocedure

1. Deze procedure is bedoeld voor een persoonlijk ongenoegen, klacht of conflictsituatie van een individueel lid, een werkgroep of commissie of van het bestuur.

2. In onze vereniging geldt voor alles de algemene stelregel dat in dit soort situaties de betrokkenen recht hebben op hoor en wederhoor.

3. In geval zich een conflictsituatie voordoet heeft de benadeelde de plicht om allereerst de betrokkene(n) aan te spreken en het conflict onderling op te lossen.

4. Als het aanspreken van de betrokkenen niet mogelijk is of niet tot het gewenste resultaat leidt, heeft de benadeelde het recht om een situatie voor te leggen aan de onafhankelijke adviescommissie.

5. De Onafhankelijke Advies Commissie heeft geen enkele bevoegdheid en vervult alleen een bemiddelende en adviserende rol.

6. De commissie hanteert de volgende procedure bij het behandelen van een klacht:
– De commissie wordt benaderd voor een situatie. Dit kan via 040 2812135 of h.oostendorp@onsneteindhoven.nl
– Als het aanspreken van de betrokkenen onderling niet heeft plaatsgevonden dan onderzoekt de commissie eerst waarom niet en zorgt eerst dat dit alsnog gebeurt,
bijvoorbeeld met één of meer leden van de commissie erbij.
– Als daartoe aanleiding is wordt een klacht vertrouwelijk behandeld. Voor ongewenste intimiteiten is een vrouwelijke contactpersoon beschikbaar.
– Als het gesprek tussen betrokkenen toch niet mogelijk was of niet tot resultaat leidt past de commissie hoor en wederhoor toe.

7. Ongeacht de uitkomst van een bemiddelingsgesprek met de onafhankelijke adviescommissie, bepaalt de commissie in overleg met de betrokkene(n) op welke manier met deze uitkomst wordt omgegaan. Er zijn diverse mogelijkheden:
– de bemiddeling blijft strikt geheim: dit is alleen mogelijk in uitzonderlijke situaties en wanneer het belang van de vereniging niet wordt geschaad.
– de betrokkene stemt ermee in dat het bestuur, bepaalde commissies of zelfs alle leden op de hoogte worden gesteld.

8. De leden van de Onafhankelijke Advies Commissie worden voorgedragen door het bestuur en jaarlijks gekozen door de algemene ledenvergadering.

9. Deze commissie rapporteert jaarlijks aan het bestuur, met inachtneming van de wens van betrokkenen om klachten geheim te houden.

10. Deze commissie stelt een procedure / gedragscode op.